منصة المشتريات الخاصة بمؤسستك للتوسع ديناميكيًا حسب الطلب

عند اختيار نوع من برامج المشتريات، من الجيد تحليل وتحديد احتياجات الشراء الخاصة بشركتك وقياس مقدمي الخدمة المحتملين مقابل هذه القائمة. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى سوق لغوي يضم مترجمين ومحررين ووكالات ؛ القدرة على متنها؛ التغطية التعاقدية والقانونية؛ وميزات الفواتير والمحاسبة والدفع . ومن المهم أيضًا قياس منصة المشتريات أثناء العمل. يجب أن يكون مقدم الخدمة الرائد سعيدًا بتقديم فترة تجريبية مجانية، والتي يمكن أن تمنحك فكرة قوية عن مدى ملاءمة برنامج الشراء لاحتياجاتك.

الأنواع المختلفة للمشتريات الإلكترونية (المشتريات الإلكترونية أو تبادل الموردين) هي المناقصات الإلكترونية، والمزادات الإلكترونية، والإعلام الإلكتروني، والشراء الإلكتروني، والطلب الإلكتروني، والفوترة الإلكترونية، وإدارة العقود الإلكترونية، وإدارة الكتالوجات، وإدارة البائعين .

يتيح الشراء الإلكتروني للمؤسسات توظيف وإدارة موردي الخدمات أو السلع عبر الإنترنت. يتضمن نظام الشراء الإلكتروني عادةً ميزات متاحة عبر الإنترنت لتحسين عملية الشراء الشاملة. وتشمل هذه المتطلبات تأهيل الموردين والمتطلبات التعاقدية والإدارة والدفع. وقد يتضمن أيضًا بيئة سير عمل مشتركة، بحيث يمكن للشركات والموردين العمل معًا والتواصل.

تتيح برامج المشتريات للمؤسسات تحسين دورة حياة الموردين بالكامل، بدءًا من تحديد المصادر وحتى معالجة الدفع. ويتم ذلك عن طريق استخدام الأتمتة للمساعدة في تحديد مصادر الموردين وتأهيلهم، وتحليل ميزانيات الموردين ونفقاتهم، وتوحيد عملية الشراء، وإدارة فواتير الموردين والدفعات.

يجب أن يوفر حل برنامج المشتريات الجيد الميزات الـ 11 التالية:

1. سهولة الاستعمال

2. الإعداد السريع

3. سهولة التكامل مع برامج الطرف الثالث

4. سهولة وصول المستخدم

5. إدارة دورة حياة الموردين

6. إدارة الميزانية

7. تحليل النفقات

8. يسهل التواصل

9. سير عمل مبسط وفعال

10. تعتمد على البيانات وقادرة على إنشاء تقارير غنية بالبيانات

منصة موحدة ومتكاملة

تعمل المشتريات الإلكترونية على تقليل التكاليف بطرق مختلفة. وتشمل هذه تقليل أو إلغاء النفقات المكررة؛ يستخدم الأتمتة للتخلص من المهام اليدوية والمستهلكة للوقت والأخطاء البشرية؛ يدعم الإدارة المثلى لعلاقات البائعين، مما يؤدي بدوره إلى تحسين معدلات الاحتفاظ بالموردين؛ يدعم التحليل المستمر للميزانية والنفقات؛ مركزية إدارة النفقات، مما يحسن الرؤية المحاسبية؛ ويساعد على تحفيز سلوك الإنفاق وفهم الاتجاه لتحسين اتخاذ قرارات الشراء.

تساعد برامج المشتريات المؤسسات على تحقيق أقصى استفادة من استثمارات الموردين. فهو يقوم بمركزية ميزانية الموردين وتحليل الأداء المالي للمساعدة في اتخاذ قرارات مالية أكثر دقة ووضوحًا واستنارة ويحدد مجالات الضعف في سلسلة الموردين وشبكة الموردين التي يجب معالجتها. كما أنها توفر وسيلة أساسية للمؤسسات لإدارة علاقاتها مع الموردين والحفاظ عليها بطريقة مثالية تؤدي إلى نمو الأعمال. 

تدعم منصات برمجيات المشتريات الرائدة أيضًا كفاءة سير العمل وتساعد المؤسسات على مواجهة العديد من التحديات من خلال توحيد سلسلة الموردين في حل برمجي مركزي واحد. وتشمل هذه التحديات الامتثال والمتطلبات القانونية والتعاقدية والدفع للموردين.

توفر منصة المشتريات الإلكترونية الرائدة الأساس والدعم الذي تحتاجه المؤسسات لإدارة عمليات الشراء عبر الإنترنت. ويستخدم الأتمتة لرعاية الخطوات في سلسلة الموردين، بما في ذلك تحديد المصادر، والتأهيل، والعقود، وإدارة سير العمل، والفواتير، ومعالجة الدفع.

نظام المشتريات المتكامل (IPS) هو نوع من برامج المشتريات التي تجمع جميع خطوات عملية الشراء معًا، بدءًا من الشراء وحتى الدفع. في جوهره، يقوم نظام IPS بأتمتة العديد من الخطوات على طول دورة حياة المورد ويدعم التواصل الأمثل بين المؤسسة ومورديها.

غالبًا ما يتم استخدام "المشتريات" و"المصادر" بالتبادل، ولكن هناك فرق مهم. يشير تحديد مصادر الموردين الخارجيين إلى عملية تحديد مزود الخدمة أو السلع المناسب. تشير مشتريات الموردين إلى تبسيط عملية تحديد المصادر، بما في ذلك شروط وأحكام التفاوض، مثل الرسوم وأوقات التسليم.