المدفوعات في صناعة الترجمة – كيفية أتمتة إصدار الفواتير

كيف يمكن لشركات الترجمة خفض التكلفة الإجمالية لعملية الدفع إلى النصف، مما يؤدي إلى نمو في الأرباح قبل الفوائد والضرائب والاستهلاك والاستهلاك بنسبة تصل إلى 50٪.

العوامل الرئيسية التي تدعم نمو أعمال الترجمة هي جهود المبيعات والتسويق وقابلية التوسع في الإنتاج، حيث تلعب أتمتة الدفع دورًا مهمًا. على الرغم من أن كفاءة عملية الدفع غالبًا ما يتم تجاهلها في المراحل المبكرة، إلا أنها تصبح ضرورية بسرعة عندما تبدأ أعمالك في النمو. يمكنك بدء عمل مزود خدمات لغوية (LSP) مع عدد قليل من الموردين. ولكن مع نمو عملك، تبدأ في العمل مع العشرات ثم المئات من العاملين المستقلين، كل منهم ينجز عدة مهام شهريًا. لذلك ستحتاج إلى حساب المستحقات لعدة مئات من المهام كل شهر ثم الدفع باستخدام الطرق المفضلة للموردين. بحلول ذلك الوقت، من المحتمل أن تقوم بتعيين عدة موظفين للتعامل مع عملية الفوترة والدفع بالكامل. مع تزايد حجم الأعمال الروتينية، تصبح الفواتير والمدفوعات عقبة في سير عملك. على الرغم من أنك قد تحقق أداءً جيدًا في المبيعات والتسويق والترجمة، فقد لا تحرز تقدمًا كبيرًا بسبب عدم كفاءة الفواتير والمدفوعات. لذا، من الضروري أن تقوم بأتمتة هذه العمليات إذا كنت ترغب في التقدم إلى مستوى يمكنك من إدارة مئات أو آلاف الموردين والعملاء حول العالم بسهولة.

هناك عائق آخر مهم أمام النمو وهو تلقي المدفوعات من العملاء في الخارج. في البلدان التي تقل فيها أسواقها المالية نمواً، قد يكون هذا الإجراء محفوفاً بالمصاعب لكلا الطرفين. يواجه العملاء صعوبات في إجراء التحويلات البنكية إلى هذه المواقع، وقد يختارون موردين مقرهم في الولايات المتحدة أو الاتحاد الأوروبي لمجرد سهولة الدفع لهم. يضاف إلى ذلك أن تكاليف تحويل العملات الإلزامي والعمولات المفروضة على مجرد إيداع الأموال في حساباتهم المحلية قد تكون مرتفعة للغاية.

من خلال التحدث إلى آلاف المستخدمين حول العالم، وجدنا طريقة تتيح لك تجنب المزالق المعتادة وتصبح أكثر تنافسية وسريعة النمو من خلال أتمتة إدارة سلسلة التوريد الخاصة بك، وبشكل خاص عمليات الدفع.

توضح أفضل الممارسات أدناه ستة إجراءات أساسية يمكن لمقدمي خدمات اللغات أتمتتها لزيادة الكفاءة ورفع أرباحهم بنسبة تصل إلى 50%.

لا تحتاج إلى التعاقد مع كل مترجم مستقل أو مزود خدمات لغوية على حدة. ما عليك سوى توقيع اتفاقية خدمات ترجمة واحدة مع Smartcat ودفع فاتورة واحدة تشمل المدفوعات لجميع الموردين الذين تعاقدت معهم خلال تلك الفترة. يمكنك تكوين شروط الدفع الخاصة بك، بحيث لا تضطر إلى تغيير إجراءات الدفع الحالية الخاصة بك.

Smartcat يقوم بأتمتة مدفوعاتك وأعمالك الورقية مع كل فرد من العاملين المستقلين أو مزودي خدمات اللغات.

تخيل أنك لست بحاجة إلى الحفاظ على جميع هذه الاتفاقيات ولا تضطر إلى التعامل مع مئات المعاملات الشهرية. سيكون لهذا التغيير وحده تأثير كبير على كفاءتك، خاصة إذا كان لديك بالفعل العشرات (وعددهم في ازدياد) من الموردين النشطين.

إذا كنت محظوظًا لأنك تعيش في بلد متقدم اقتصاديًا وتقوم بإجراء المدفوعات داخل حدوده فقط، فقد تكون تكاليف المعاملات صغيرة نسبيًا. ولكن إذا كانت عملية الدفع الخاصة بك تشمل أكثر من بلدين فقط يتمتعان بظروف مواتية، فسوف تنفق حتماً ما يصل إلى 5-10٪ فقط على عمولات تحويل الأموال. وقد لا ترى بوضوح أين تنفق ما تنفقه، لأن تحليل هذه المعاملات يستغرق وقتًا أطول. وهذا لا يشمل الوقت الذي تقضيه في مطابقة طرق الدفع، والتفاوض على الاتفاقيات، والنظر في العواقب الضريبية، والاتفاق على كيفية تقاسم العمولات مع المستفيدين. عادة ما تنسى أو تتجاهل أو تواجه صعوبة في حساب هذه الإضافات إلى تكاليف المعاملات. فأنت تقدر تكاليف الدفع على أنها مجرد تكاليف معاملات مباشرة ثم تتساءل أين ذهب الهامش.

مع Smartcat، ما عليك سوى إجراء تحويل مصرفي واحد أو دفع ببطاقة عبر الإنترنت باستخدام شروط الدفع الخاصة بك، وستكون جاهزًا. أما الباقي فهو آلي ويتم تحت إشراف Smartcat.

تتعامل مختلف البلدان مع المسائل الضريبية المتعلقة بالمدفوعات من الشركات إلى الأفراد بشكل مختلف. وينطبق الأمر نفسه على المدفوعات التي تتم عبر الحدود. كل هذه الاختلافات الضريبية في التعامل مع العاملين المستقلين هي من بقايا الماضي الذي يعود إلى عقود مضت، عندما لم تكن الأعمال التجارية عالمية كما هي الآن، ولم تكن الشركات تعمل مع العاملين المستقلين عن بُعد بقدر ما تفعل اليوم. في مجال الترجمة، إذا كنت ترغب في النمو، عليك التعامل مع لغات أخرى غير لغتك الأم، لذلك عليك العمل مع مترجمين مستقلين من دول متعددة. في المتوسط، 10% فقط من الأشخاص المشاركين في عمليات شركة الترجمة هم موظفون داخليون، والباقي هم مترجمون مستقلون من جميع أنحاء العالم. لكن الاختلافات لا تزال قائمة، ولا تريد أن يضيع فريق المحاسبة وقتًا في دراسة المخاطر الضريبية ومخاطر الامتثال. لكي تعمل بكفاءة وعلى نطاق واسع في هذه الظروف، يجب أن يكون لديك عملية شفافة وموحدة للدفعات الجماعية لجميع الموردين في جميع أنحاء العالم.

لا داعي للتفكير في الضرائب التي يتعين عليك دفعها أو النماذج التي يتعين عليك جمعها بناءً على الإقامة الضريبية للمستفيد من الدفع.

وليس عليك تغيير أطر العمل القانونية والمالية الخاصة بك لمواكبة التغييرات المستمرة في قوانين الضرائب، خاصة إذا كنت تعمل مع عشرات البلدان. فالحفاظ على اتفاقية واحدة مع Smartcat أمر سهل وشفاف. وستكون دائمًا على ثقة من أنك تمتثل تمامًا لمتطلبات الضرائب.

لم يكن ضم موردين جدد مهمة سهلة أبدًا. فهم يميلون إلى طرح العديد من الأسئلة قبل الموافقة على الشروط والأحكام الخاصة بك والاستعداد لبدء أول مهمة حقيقية لهم. يحتاج مديرو الموردين لديك إلى مراجعة أسعار الموردين وخطط الخصم وشروط وطرق الدفع، مما يؤدي إلى المزيد من الأعمال الورقية مرة أخرى. في بعض الأحيان، يؤدي ذلك إلى عدم إضافة مورد تم اختباره بنجاح وترغب في ضمه إلى فريقك. تميل هذه المشكلات إلى العودة حتى لو كانت المرحلة الأولى ناجحة: فالموردون يغيرون معلوماتهم المالية والتجارية طوال الوقت، وتضيع المزيد من الجهد مع كل مورد جديد يتم ضمه.

أو يمكنك ببساطة تفويض هذه المهمة إلى Smartcat ونسيان الأمر.

الموردون يصبحون أكثر سعادة أيضًا. فهم يتمتعون بإمكانية الوصول إلى جميع بياناتهم وإدارتها عبر الإنترنت على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، ويمكنهم الاطلاع على الشروط والأحكام، ولديهم مجموعة متنوعة من طرق الدفع للاختيار من بينها لكل بلد. استنادًا إلى خبرتنا مع مزودي خدمات اللغات في مختلف البلدان، فإن ما يصل إلى نصف الوقت الذي يقضونه في إدارة الموردين يذهب إلى تهيئة الموردين والتوفيق المستمر بين الشروط والأحكام. أما النصف الآخر فيُخصص عادةً للبحث والاختبار. لذا، فإن إزالة هذه المهام من عبء العمل الخاص بك يجعل فريق إدارة الموردين أكثر كفاءة بمقدار الضعف.

تستغرق عملية الفوترة وقتًا طويلاً إذا كان على مديري المشاريع الاحتفاظ بجميع إحصائيات المشروع وحساب المبلغ المستحق لكل مورد يدويًا. عادةً ما يقومون بذلك في جدول بيانات أو نظام إدارة الترجمة (TMS) ولا يمكنهم تتبع المهام التي يقوم بها الموردون تلقائيًا. لذلك يتعين عليهم القيام بذلك كلما حدث تغيير، وفي مشروع الترجمة، تحدث التغييرات باستمرار. قد يتغير عدد الكلمات المستحقة الدفع بعد الانتهاء بسبب تطابقات TM. قد لا يتمكن بعض الموردين من إنهاء مهامهم في الموعد النهائي، لذا يتعين على مديري المشاريع إضافة المزيد من الموردين وإعادة حساب عدد الكلمات الأولي. وهكذا دواليك. هذه روتين يومي للعديد من مزودي خدمات اللغات.

الآن تخيل أن معظم هذه الحسابات تتم تلقائيًا أثناء إنجاز المهمة. ستتمتع بالشفافية الكاملة واليقين التام بشأن المبلغ المستحق لأي مورد في أي لحظة معينة.

لديك دائمًا كل ما تحتاجه لتخطيط تدفقك النقدي. ويمكن للموردين تتبع الأموال التي حصلوا عليها في فترة معينة عبر الإنترنت. وهذا عادةً ما يقلل عبء العمل على فرق إدارة المشاريع والمحاسبة بنسبة تصل إلى 10٪. وهذا أمر مهم للغاية عندما تحسبه على أنه أرباح!

ليس من السهل دائمًا الدفع لمزود خدمة في الخارج أو داخل بلدك. وهذا أحد الأسباب التي تجعل المشتري يفضل في كثير من الأحيان التعامل مع مزود خدمات لغوية محلي. هناك بلدان تعتبر فيها هذه المسألة صعبة بشكل خاص، وقد يكون الدفع/الحصول على الدفع أمرًا صعبًا للعميل ومكلفًا بالنسبة لك. التحويل إلى العملات المحلية، والعمولات المصرفية الباهظة لمجرد إيداع الأموال في حسابك، والمزيد من الأعمال الورقية - كل هذا لا يساعدك على إدارة أعمالك بكفاءة وتوسيع نطاقها بسرعة. الحل الأكثر وضوحًا هو تسجيل وتشغيل كيان قانوني خاص بك في بلد آخر، مثل الولايات المتحدة، مما يسهل المعاملات المالية لك ولعملائك. ليست فكرة سيئة على الإطلاق، ولكنها تتطلب بعض الاستثمار المسبق، من المال والوقت، وقد يكون ذلك أكثر تكلفة من تكلفة المعاملات نفسها. كما تتطلب تكاليف صيانة، ولا تريد أن يفسد محاسبك الأمريكي المكلف الأمور مع العديد من العاملين المستقلين من بلدان مختلفة. ليس جميعهم لديهم التخصص المطلوب للتعامل مع موردين من بلدان مختلفة. ولا تريد محامياً أكثر تكلفة إذا حدثت مشكلة ما مع الضرائب.

الطريقة البسيطة والموثوقة والميسورة التكلفة للقيام بذلك هي أن يكون Smartcat شريكًا لك في إصدار الفواتير لعملائك نيابة عنك، أينما ومتى احتجت إلى ذلك.

تكمن روعة هذا الإعداد في أنه بالإضافة إلى التخلص من متاعب استلام المدفوعات من العملاء في الخارج، فإنه يتيح لك استخدام نفس المال لدفع مستحقات العاملين المستقلين في أي مكان، مما يلغي الحاجة إلى إجراء معاملة إضافية. وبهذه الطريقة، يمكنك مضاعفة كفاءتك مقارنة بمجرد أتمتة الفواتير والمدفوعات.

وفقًا لبعض مستخدمينا، فإن أتمتة الروتينات الستة المذكورة أعلاه سمحت لهم بخفض إجمالي تكاليف الدفع إلى النصف، مما أدى إلى نمو EBITDA بنسبة تصل إلى 50٪.

تمنحك زيادة الكفاءة ميزة تنافسية في المنطقة، مما يسرع من نموك العالمي.