لقد سئم مديرو التوطين من النقرات المتكررة — نفس العمل اليدوي الممل يومًا بعد يوم، دون وقت كافٍ للتحسين ومراقبة الجودة لأنهم غالبًا ما يحاولون اللحاق بالركب. فيما يلي بعض أكبر الأخطاء التي يرتكبها مديرو التوطين وبعض الأفكار حول كيفية حلها.
لماذا تعتبر وظيفة مدير التوطين معقدة للغاية؟
يضطلع مديرو التوطين بمهمة معقدة للغاية ولكنها مثيرة للاهتمام، وهي مهمة متعددة التخصصات تتطلب معرفة في مجالات مختلفة: تكنولوجيا المعلومات واللغويات والمالية وحتى الموارد البشرية. فهم يتولون إدارة المشاريع والميزانيات وسير العمل والتواصل مع العملاء، ويتعاونون مع عدد كبير من المهنيين الدوليين. ومن خلال فهمهم الواضح لجمهور الشركة أو العميل، يهدفون إلى تقديم ترجمات تناسب المناطق المستهدفة.
لذلك، يحتاج مديرو التوطين إلى مهارات تنظيمية مثل أمين المكتبة ومهارات تخطيط مثل قائد الجيش. حتى مع وجود هؤلاء في قائمتهم، فإنهم يواجهون أحيانًا مشاكل بسبب عدم وجود تخطيط مناسب وممارسات اتصال وأدوات وتقارير مناسبة.
1. إدارة التوقعات: المبالغة في الوعود وعدم الحزم
عادة ما يتعرض مديرو التوطين لضغوط من أجل تولي المزيد من العمل والوفاء بالمواعيد النهائية لعدة مشاريع أو تقديمها. ولهذا السبب، فإن الحزم في ما يتعلق بجدوى المهمة أمر ضروري للنجاح. مديرو التوطين الذين يجيبون بـ "ربما" أو "سأرى ما يمكنني فعله" على الطلبات قد يعرضون أنفسهم لشهور من التوتر. عندما تقول "نعم"، لا ينبغي أن يكون ذلك رد فعل تلقائي. أولاً، ضع في اعتبارك نطاق المشروع. بصفتك مدير توطين، يجب أن تكون على دراية بالمدة التي تستغرقها المهام عمومًا. إذا كنت لا تعرف ذلك، فستجد صعوبة في الإجابة على السؤال. يمكنك الحصول على فكرة أفضل عن طريق تتبع الساعات التي تقضيها في كل نوع من المهام بشكل مستمر أو سؤال المتخصصين، مثل المترجمين والمراجعين وممثلي الدبلجة.
بعد تقدير مدة المشروع، حاول تجنب تحديد تاريخ محدد. بدلاً من ذلك، قدم نطاقًا يشمل هامش أمان لكل من تاريخ التسليم والميزانية. على سبيل المثال، بإضافة أسبوعين أو 500 دولار إضافية، ستوفر على نفسك القلق من استغراق وقت طويل أو الإنفاق الزائد. سيكون أصحاب المصلحة الرئيسيون سعداء بالسرعة أو المال "الموفر".
2. عدم جعل التكنولوجيا صديقك المفضل
آخر ما تريده كمدير توطين هو أن تكون موظفًا رقميًا يقوم بمهام مملة مثل النقر والتسجيل والتحميل والتنزيل وغيرها من المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً ولا تتطلب أي جهد ذهني. لهذا السبب عليك الاستفادة من التكنولوجيا إلى أقصى حد. توفر لك بعض الأنظمة سير العمل وجميع الأدوات التي تحتاجها من أجل:
توزيع المهام،
تقديم التعليمات،
حساب الميزانيات، و
البحث عن مترجمين وأنواع أخرى من العمالة المؤقتة.
هناك زيادة في أدوات إدارة التوطين المستندة إلى السحابة التي تلبي هذه المتطلبات. تعد أنظمة إدارة الترجمة المستندة إلى الويب حلاً رائعًا بسبب إعدادها التعاوني وأسعارها الأفضل وتحديثاتها الأكثر تكرارًا مقارنة بأدوات البرامج التقليدية القابلة للتثبيت. على سبيل المثال، Smartcat هي منصة شاملة قائمة على السحابة تقلل من العمل اليدوي لمديري التوطين بما يصل إلى 10 أضعاف مقارنة بمزيج LSP التقليدي من TMS و CAT وجداول البيانات. يوفر لك إعدادها المركزي والشامل عناء التنقل المستمر بين القنوات وعلامات التبويب والأدوات الأخرى، بينما توزع وظيفة توزيع المشاريع المدعومة بالتكنولوجيا المهام على المستقلين والموردين بسرعة أكبر بنسبة 30% من البريد الإلكتروني. بعد التحول من نظام إدارة الترجمة (TMS) اليدوي إلى النظام السحابي، أبلغت شركة EthnoLink LSP عن توفير متوسط 24٪ في التكاليف وتقليل عدد الأيام اللازمة لإنجاز المشاريع.
جربه قبل شرائه
أياً كانت أداة الترجمة التي تستخدمها، تأكد من أنها ستسهل حياتك. اكتب قائمة بأكبر المشاكل التي تواجهك واختبر البرنامج في تجربة حية — تجنب الاكتفاء بقراءة الميزات. تحقق من قائمتك أثناء التقييم واعرف ما هو وضعها بعد التقييم. قد تجد أيضًا بعض الوظائف التي لم تكن تعلم أنك بحاجة إليها!
3. التخطيط بمفردك وفي رأسك
دعوا قلقنا المسبق يتحول إلى تفكير وتخطيط مسبقين.
~ وينستون تشرشل
قد لا تدرك أنك تفعل ذلك، ولكن الكثير منا يخطط للأمور في ذهنه ويعتقد أنه سيتمكن من تذكرها. ومع ذلك، يصبح هذا الأمر صعبًا بشكل متزايد عندما يكون لديك 100 مهمة بمستويات أولوية مختلفة لتفويضها.
يعد التخطيط وسير العمل أمرًا بالغ الأهمية في تحقيق مشروع ناجح ودقيق. فهو يتيح لك إظهار ما هو متوقع من فريقك، ويوفر نظرة عامة لمديرك، بل ويعمل كعرض تقديمي لتسويق خدماتك للعملاء المحتملين. توفر Smartcat الأدوات التنظيمية اللازمة مع سير عمل قابل للتنفيذ في الوقت الفعلي يمكنك ترتيبه لتلبية احتياجاتك الخاصة.
خطط للمشروع حتى لا تنسى أي شيء مهم.
استشر فريقك
قد تكون شخصًا ذكيًا، ولكن لا يمكنك معرفة كل تفاصيل عمل الجميع. سيؤدي العمل الجماعي وإشراك الأعضاء في التخطيط إلى زيادة معدل النجاح. يحاول بعض المديرين وضع الخطة بأكملها بأنفسهم، ولكنهم سيكونون أكثر فعالية عند الاستماع إلى آراء وخبرات المهنيين الآخرين. ففي النهاية، هم من سيقومون بالعمل. إن أخذ آرائهم في الاعتبار يساعدهم على قبول المشروع واكتساب شعور بالملكية.
لا تحتاج إلى فريق مترجمين داخلي للتشاور معهم — تواصل مع المترجمين المستقلين عبر المجتمعات عبر الإنترنت للحصول على المعلومات التي تبحث عنها. على سبيل المثال، يضم Smartcat مجتمعًا مزدهرًا مجتمعًا يضم العديد من المهنيين المتحمسين لتبادل الأفكار.
4. انقطاع الاتصال: أين هي التعليمات؟
"أكبر مشكلة في التواصل هي الوهم بأن التواصل قد تم بالفعل."
~ جورج برنارد شو
هل سمعت من قبل عبارة "إذا افترضت، فستجعل منك ومني أحمقين"؟ هذه العبارة تنطبق بشكل كبير على مديري التوطين. كلما زادت التعليمات التي تقدمها، كان ذلك أفضل. كلما كانت رغباتك ونواياك أكثر وضوحًا، كانت النتائج النهائية أكثر دقة.
في كثير من الأحيان، يقدم مديرو التوطين تعليمات قليلة أو معدومة للمترجمين، ثم يتفاجأون عندما يحصلون على نتائج مختلفة عما كانوا يتوقعون. في بعض الأحيان، يرجع ذلك إلى قلة الخبرة، ولكن حتى المحترفين المتمرسين يغفلون هذه الخطوة عندما يفتقرون إلى الوقت. لا يمكن للمترجمين معرفة الكثير من السياق. الافتراض يزيد من حجم العمل الذي يجب إعادته.
في أسوأ الحالات، يفشل المشروع. أظهرت دراسة أن 29٪ من المشاريع تفشل بسبب سوء التواصل.
التحكم في المخرجات من خلال توفير تعليمات كافية
فيما يلي بعض الموارد التي يمكنك توفيرها للمتخصصين اللغويين لتزويدهم بالمعلومات المطلوبة:
الإرشادات: تفضيلات اللغة وأدلة الأسلوب.
السياق: لقطات شاشة أو أمثلة أو تكامل CMS.
المعاجم: المصطلحات الفنية والمصطلحات الخاصة بالعلامة التجارية واختلافات التهجئة.
وصف الجمهور المستهدف (شخصية العميل): لمن يكتب المترجم وكيف يمكنه صياغة النص ليكون أكثر فعالية؟
وثائق العلامة التجارية للشركة: ثقافة الشركة وقيمها وما إلى ذلك.
يوفر Smartcat خيار إضافة أدلة الأنماط والمواد المرجعية والتعليقات للتعليمات الخاصة بالمهام. تعد وظيفة الدردشة المدمجة وتعليقات المقاطع رائعة للإجابة على الأسئلة.
5. التعلم: عدم وجود مراجعة واستعراض
سيساعدك استعراض مشاريعك أنت وفريقك على النمو والتحسن في المهام المستقبلية. للأسف، يغفل العديد من مديري التوطين هذه الخطوة في دورة حياة المشروع، غالبًا بسبب ضيق الوقت. وإذا كان لديهم أي استنتاجات، فإنهم لا يشاركونها دائمًا. يجب أن تكون "الحرب على الأخطاء" هي المعركة الرئيسية لمدير التوطين.
تعد المراجعة الشاملة للفريق — أو على الأقل مع جميع رؤساء الفرق — طريقة رائعة لإصلاح الأخطاء السابقة. يجب على مدير التوطين تسهيل مشاركة الجميع بآرائهم حول ما يجب فعله أكثر أو أقل، وما يجب التوقف عن فعله أو البدء في فعله.
لتقييم مختلف المقاييس القابلة للقياس في المشروع، مثل الإنتاجية والسرعة والتكلفة والجودة، تمتلك Smartcat بعض الأدوات في جعبتها. تتيح لك تقارير Team Performance Intelligence (ذكاء أداء الفريق) معرفة مدى إنتاجيتك ومراقبة التقدم المحرز بمرور الوقت، بينما تعرض ميزات ضمان الجودة المدمجة عدد الأخطاء في المصطلحات وعلامات الترقيم والتاريخ وما إلى ذلك.
تخلص من الأعمال الروتينية، وارتقِ إلى مستوى نينجا المشاريع
باستخدام أدوات لتقليل عدد المهام المتكررة ومراقبة تقدم المشروع وتقييم النتائج، يمكن لمديري التوطين العودة إلى الجزء الممتع من عملهم، مثل التوطين وتحسين الجودة، وحتى الاستمتاع بفترة راحة من وقت لآخر.
أليس هذا أمرًا يستحق السعي إليه؟ جرب بنفسك دون أي شروط — جرب Smartcat اليوم.
